824.095
Ordonnance sur le système d’information du service civil
du 30 juin 2004 (Etat le 1er janvier 2013)
Le Conseil fédéral suisse, vu les art. 80, al. 4, de la loi fédérale du 6 octobre 1995 sur le service civil (LSC)1,2 arrête:
Section 1 Dispositions générales
Art. 1 Champ d’application
La présente ordonnance règle le traitement de données dans le cadre de l’exécution du service civil par les autorités et par les tiers auxquels des tâches d’exécution du service civil (chargés d’exécution) ont été déléguées au sens de l’art. 79, al. 2, LSC.
Art. 2 Organes responsables du système d’information automatisé
L’organe d’exécution du service civil (organe d’exécution) est responsable du développement et de l’exploitation du système d’information automatisé du service civil (système ZIVI+).
L’organe d’exécution peut faire appel à un autre service fédéral ou à un prestataire privé pour le développement technique du système ZIVI+ et l’exploitation de l’application.
Art. 3 But du système ZIVI+
Le système ZIVI+ sert de soutien à toute l’exécution du service civil, à savoir:
l’exécution de la procédure d’admission au service civil;
l’exécution de la procédure de reconnaissance des établissements d’affectation;
la préparation, l’exécution, l’administration, le contrôle et l’évaluation des périodes d’affectation;
l’exécution d’inspections et de contrôles d’efficacité dans les établissements d’affectation;
la préparation, l’exécution, le financement et le contrôle des cours d’introduction et de formation pour les personnes astreintes au service civil et pour les personnes astreintes au travail;
l’exécution des procédures disciplinaires et le traitement des cas de responsabilité civile;
3 le traitement des demandes de conseil émanant des personnes astreintes au service civil ou au travail;
le prélèvement des contributions auprès des établissements d’affectation et l’octroi d’aides financières à ces établissements;
la participation à la procédure de recours;
…4
la comptabilité débiteurs et créanciers;
la documentation;
l’établissement des statistiques;
le système d’information concernant les affectations des personnes astreintes au service civil et des personnes astreintes au travail;
l’authentification des utilisateurs d’un extranet.
…5 .
Art. 4 Publication sur Internet
Peuvent être accessibles à tous sur Internet les données de base et les possibilités d’affectation des établissements d’affectation reconnus qui ont accepté que leurs données soient publiées sur Internet.
Section 2 Données et traitement des données
Art. 5 Provenance des données
Les données traitées dans le cadre de l’exécution du service civil proviennent:
des auteurs des demandes d’admission au service civil, ainsi que des personnes astreintes au service civil ou au travail;
des institutions qui déposent une demande de reconnaissance en qualité d’établissement d’affectation;
des établissements de formation;
…6
des destinataires des données au sens des art. 7 et 8.
Art. 6 Contenu du système ZIVI+
Dans le système ZIVI+, les données qui peuvent être traitées concernent:
les auteurs de demandes d’admission au service civil, ainsi que les personnes astreintes au service civil ou au travail;
les institutions requérant leur reconnaissance et les établissements d’affectation reconnus;
les établissements de formation;
les périodes d’affectation, ainsi que les cours d’introduction et de formation;
…7
les procédures disciplinaires et les procédures de recours;
et h. …8
les résultats des inspections et des contrôles d’efficacité.
Sont mentionnées en annexe les données sensibles qui doivent être traitées dans le système ZIVI+, ainsi que les droits d’accès et les droits de traitement des données.
Art. 79 Communication des données personnelles
L’organe d’exécution communique, dans le but mentionné ci-après, les données personnelles aux organes suivants:
aux CFF, en vue de la facturation des trajets en transports publics effectués par les personnes en service;
aux autorités suisses spécialisées et éventuellement aux autres institutions spécialisées, en vue de l’examen des projets relatifs aux affectations à l’étranger ou dans le domaine de l’agriculture;
aux personnes astreintes au service civil et aux établissements d’affectation, en vue de la préparation des périodes d’affectation au moyen du système d’information concernant les affectations;
aux centres de conseil en matière de service civil, en vue du soutien lors de la recherche de possibilités d’affectation;
aux employeurs des personnes en service, en vue de constater l’impossibilité de résilier le contrat de travail pendant les délais d’attente prévus à l’art. 336c, al. 1, let. a, du code des obligations10.
Art. 8 et 911
Art. 10 Surveillance et coordination
L’organe d’exécution exerce la surveillance:
du traitement des données personnelles au sens de la présente ordonnance et du règlement d’exploitation;
du respect des dispositions sur la protection des données et sur la sécurité des données par les personnes et les institutions privées qui sont concernées par le système ZIVI+.
Il coordonne ses activités avec les autorités de la Confédération parties au système ZIVI+, ainsi qu’avec les personnes et les institutions privées.
Il octroie les droits individuels d’accès pour le traitement des données pour le système ZIVI+.
Section 3 Protection des données et sécurité des données
Art. 11 Devoirs de diligence
Les autorités parties au système ZIVI+ veillent dans leur domaine à ce que les données personnelles soient traitées conformément aux prescriptions.
Les personnes et les institutions privées auxquels des tâches d’exécution ont été confiées veillent dans leur domaine à ce que les données personnelles soient traitées conformément aux prescriptions.
Les autorités, ainsi que les personnes et les institutions privées s’assurent que les données personnelles qu’elles ont introduites dans le système ou communiquées aux services compétents soient complètes, correctes et actualisées.
Art. 12 Sécurité des données
La sécurité des données est régie par les art. 8 à12 de l’ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données12, par les art. 8 et 9 de l’ordonnance du 26 septembre 2003 sur l’informatique et la télécommunication dans l’administration fédérale (OIAF)13 et par les recommandations de l’Unité de stratégie informatique de la Confédération.
Les autorités, les personnes et les institutions privées autorisées prennent les mesures organisationnelles et techniques requises par les dispositions du droit de la protection des données, afin que leurs données personnelles soient protégées contre toute perte, tout traitement ou communication non autorisés et tout vol.
[RO 2003 3687, 2007 3401 art. 22 al. 2, 2010 635 annexe ch. 2, 2011 4491. RO 2011 6093 art. 29 al. 1]. Voir actuellement l’O du9 déc. 2011 sur l’informatique dans l’administration fédérale (RS 172.010.58).
L’organe d’exécution édicte un règlement relatif au traitement des données qui comporte la réglementation requise sur les mesures d’organisation et de sécurité, ainsi que les dispositions nécessaires sur le contrôle du traitement des données.
Concernant le traitement des données, l’organe d’exécution veille à ce qu’il soit établi automatiquement un procès-verbal indiquant quel utilisateur ou quelle utilisatrice a été à l’origine de l’état des données à un moment déterminé et quand il ou elle est intervenu(e).
Art. 13 Droit à l’information et à la rectification des données
Les intéressés peuvent faire valoir leurs droits auprès de l’organe d’exécution, en particulier celui d’obtenir des renseignements, de faire rectifier des données et de les faire effacer en vertu des art. 5 et 8 de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données (LPD)14, et de la loi fédérale du 20 décembre 1968 sur la procédure administrative15.
Section 4 Conservation, archivage et statistiques
Art. 14 Durée de conservation et archivage
Sont conservées pendant cinq ans:
les données relatives aux personnes astreintes au service civil ou au travail, à compter de la date à laquelle l’astreinte au service civil ou de l’astreinte au travail prend fin;
les données relatives aux établissements d’affectation, à compter de la date à laquelle ils cessent d’être reconnus;
les données relatives aux établissements de formation, à compter du jour qui suit le dernier cours d’introduction ou de formation;
…16.
2A l’échéance de la durée de conservation, l’organe d’exécution transmet aux Archives fédérales, rend anonymes ou détruit toutes les données conformément à
Les données transmises aux Archives fédérales sont détruites dans le système ZIVI+.
Art. 15 Statistiques
L’organe d’exécution communique à l’Office fédéral de la statistique les données dont il a besoin pour accomplir ses tâches.
Section 5 Financement
Art. 16
La Confédération finance le développement et l’exploitation du système d’information ZIVI+, ainsi que le raccordement et l’exploitation des lignes de données jusqu’aux services et personnes raccordés directement (on line) au système ZIVI+.18
Les services et personnes raccordés directement au système ZIVI+ prennent en charge les frais d’acquisition et d’exploitation de leurs appareils, ainsi que les frais des logiciels dont ils ont besoin. L’organe d’exécution fixe les conditions auxquelles ces appareils et logiciels devront répondre.
Section 6 Dispositions finales
Art. 17
L’ordonnance du 14 août 199619 sur le système d’information du service civil est abrogée.
La présente ordonnance entre en vigueur le 1er septembre 2004.
Dispositions transitoires relatives à la modification du 6 mars 200920 D’ici au 31 décembre 2010 seront éliminés du système ZIVI+:
les motivations des demandes d’admission;
les pièces du dossier des auditions personnelles;
les motivations des décisions d’admission;
les inscriptions au casier judiciaire.
[RO 1996 2461, 1997 2779 ch. II 57, 1998 2530] Système d’information du service civil 824.095 Annexe21 (art.6, al. 2) Données personnelles figurant dans le système ZIVI+: utilisateurs et droit de consultation et de traitement Utilisateurs: 1 = Collaborateurs des admissions et des affectations 7 = Direction de l’organe d’exécution
= Collaborateurs des inspections 8 = Service juridique de l’organe d’exécution
= Collaborateurs de l’infrastructure 9 = Manager des affectations spéciales
= Responsable du processus des affectations 10 = Autorité cantonale chargée de la taxe d’exemption/ Administration fédérale des contributions
= Responsable du processus des admissions 11 = Assurance militaire
= Directeur du centre régional Données Droit des utilisateurs 1. Données personnelles concernant le requérant/la personne astreinte au service civil
Numéro de système du requérant/ de la personne astreinte au A A A A A A A A A A A service civil
Nom B A B B B A A A B A A
Prénom B A B B B A A A B A A Travail d’intérêt général 824.095 Données Droit des utilisateurs
Adresse B A B B B A A A B A A
Date de naissance B A B B B A A A B A A
Titre B A B B B A A A B A A
Etat civil B A B B B A A A B A A
Canton d’origine B A B B B A A A B A A
Numéro d’assuré AVS B A B B B A A A B A A
Activités professionnelles B A B B B A A A B A A
Champ pour les informations utiles pour tout contact B A B B B A A A B A A 2. Procédure d’admission
Compétence du centre régional ou de l’organe central pour B A B B B A A A B A A le requérant/la personne astreinte au service civil
Aptitude B A B B B A A A A A
Dernier grade militaire obtenu par la personne astreinte B A B B B A A A A A au service civil
Jours de service militaire accomplis et restant à effectuer ainsi B A B B B A A A A A que catégorie de décompte APG
Documents complets lors de l’entrée de la demande B B A A A
Statut lors de l’admission: personne astreinte au service militaire/ B B A A A A conscrit
Reconsidération d’une demande de non-entrée en matière ou de B B A A A rejet de la demande Système d’information du service civil 824.095 Données Droit des utilisateurs
Questionnaire relatif à la procédure d’admission B B A A A
Date du dépôt de la demande d’admission et des documents B B A A A complémentaires
Implication de la justice militaire B B A A A
Remarques concernant la demande d’admission B B A A A
Remarques sur la suspension de la demande, y compris B B A A A la période de suspension
Décision concernant la demande d’admission B B A A A A
Jours de service civil à accomplir B A B B A A A A A
Dossier du requérant avec tous les documents de la procédure B B A A A d’admission 3. Affectations
Formation de la personne astreinte au service civil B A A B B A A A B A
Type de service de la personne astreinte: personne astreinte B A A B B A A A A A A au service civil, personne astreinte au service civil provenant de l’astreinte au travail, astreinte au travail ou personne ayant refusé de faire l’école de sous-officier
Collaborateur responsable des enregistrements B A A B B A A A B A A
Statut militaire en service long B A B A A A B A A
Nombre de jours de service supplémentaires volontaires B A B A A A B A A
Libération du service au sens de l’art. 13 LSC B A B A A A B A A Travail d’intérêt général 824.095 Données Droit des utilisateurs
Photo passeport pour carte d’identité et billets CFF B A A B A A A B de la personne astreinte au service civil
Remarques au sujet de la personne astreinte au service civil B A A B A A A B A
Nouvel examen de l’aptitude au service militaire B A B A A A B A A
Remarques sur l’aptitude au service militaire B A B A A A B A A
Examen médical effectué par le médecin-conseil B A B A A A B A
Résultat de la vérification relative aux bonnes mœurs de la B A A A A A B personne astreinte au service civil
Convocations B A B A A A B
Jours de service civil planifiés et accomplis B A A B B A A B A
Motif du congé B A B A A A B A
Procédure disciplinaire et pénale A A A A A B A
Motif pour la libération de l’astreinte au service civil B A B A A A B A A
Dossier contenant tous les documents de la personne astreinte au B A B A A A B service civil sans documentation d’admission 4. Institutions requérantes/établissements d’affectation
Nom B A B A A A B A
Adresse B A B A A A B A
Interlocuteur B A B A A A B A
Numéro de système A A A A A A A Système d’information du service civil 824.095 Données Droit des utilisateurs
Domaine d’activité de l’établissement d’affectation selon B A B A A A B l’art. 4 LSC
Répertoire des cahiers des charges avec leurs activités B A B A A A B
Exigences particulières posées aux personnes astreintes au B A A B A A A B service civil quant à leurs bonnes mœurs
Données internes: forme juridique, évaluation financière, B A B A A A B aide financière, réexamen, statuts, description, destinataire de la décision
Données relatives au traitement de la demande B A B A A A B
Questionnaire B A B A A A B
Assujettissement à la contribution B A B A A A B
Décision de reconnaissance B A B A A A B
Données pour la demande d’aide financière B A B A A A B
Compétence du centre régional ou de l’organe central pour B A B A A A B l’établissement d’affectation
Données concernant les inspections B B B A A A B
Contenu du questionnaire de satisfaction de la clientèle B A B A A A B
Dossier avec tous les documents concernant l’établissement B A B A A A B d’affectation Travail d’intérêt général 824.095 Données Droit des utilisateurs 5. Procédure de recours 5.1 Procédure de recours en matière d’admissions
Entrée et motif du recours relatif à la décision attaquée B B A A A
Prise de position B B A A A
Décision du Tribunal administratif fédéral B B A A A 5.2 Procédure de recours en matière d’affectations et de reconnaissances
Recourant (personne astreinte au service civil, établissement B B A A A B d’affectation ou autorités cantonales du marché de l’emploi)
Motif du recours relatif à la décision attaquée B B A A A B
Institution ayant rendu la décision attaquée B B A A A B
Prise de position B B A A A B
Décision du Tribunal administratif fédéral B B A A A B