235.23
Ordonnance sur le système d’information Tangram (Ordonnance Tangram)
du 30 septembre 2009 (Etat le 1er novembre 2009)
Le Conseil fédéral suisse, vu l’art.6 de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données personnelles au Département fédéral des affaires étrangères1, vu l’art. 27, al. 2, let. c, de la loi du 24 mars 2000 sur le personnel de la Confédération2, arrête:
Section 1 Dispositions générales
Art. 1 Objet
La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système d’information Tangram du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE).
Art. 2 But du système Tangram
Le système Tangram sert au DFAE à remplir ses tâches dans le domaine de l’affectation du personnel et des transferts.
Il sert à comparer en toute transparence les aptitudes et les compétences des candidats avec les exigences et les conditions-cadre des postes mis au concours, à simplifier le déroulement administratif des transferts et des affectations de personnel et à optimiser ainsi le pourvoi des postes.
Art. 3 Exploitation
Le système Tangram est exploité par le domaine du Personnel DFAE.
Art. 4 Structure du système Tangram
Le système Tangram comporte deux composantes: Tangram RH et Portail-Tangram.
Dans Tangram RH, le domaine du Personnel DFAE peut:
a. traiter les données des employés et celles de leurs personnes accompagnantes et de leurs enfants;
établir et publier les avis de mise au concours des postes vacants;
évaluer les candidatures et attribuer les postes.
Dans Portail-Tangram:
les employés peuvent: 1. poser leur candidature aux postes mis au concours par la voie de la procédure d’accès en ligne, 2. consulter les données les concernant et les traiter dans la limite des droits que leur accorde l’art.8;
les supérieurs dont relèvent les postes mis au concours et les titulaires de ces postes peuvent traiter les avis de mise au concours.
Section 2 Données et traitement des données
Art. 5 Données personnelles
Le système Tangram contient des données sur:
les employés suivants: 1. employés du DFAE soumis à la discipline des transferts, 2. personnel de rotation de la Direction du développement et de la coopération, 3. autres employés affectés à l’étranger au sens de l’art.3, let. b, de l’ordonnance du DFAE du 20 septembre 2002 concernant l’ordonnance sur le personnel de la Confédération (O-OPers-DFAE)3;
les personnes accompagnantes et les enfants au sens de l’art.3, let. d et e, O-OPers-DFAE des employés visés à la let. a.
Ces données sont énumérées dans les annexes1 à4.
Art. 6 Origine des données personnelles
Dans les annexes1 et 2, les données énumérées sont statiques, dans les annexes 3 et 4, elles sont dynamiques.
Les données statiques au sens des annexes1 et 2, y compris les données sur la nationalité, sont transférées du système informatisé de gestion du personnel BV Plus au système Tangram par une procédure automatisée, conformément aux art. 26 à 34 de l’ordonnance du 3 juillet 2001 concernant la protection des données personnelles dans l’administration fédérale4. Elles ne peuvent pas être modifiées dans le système Tangram.
Les données statiques sont actualisées quotidiennement.
Les données dynamiques sont saisies comme suit:
données au sens de l’annexe3: par le domaine du Personnel DFAE et les employés concernés;
données au sens de l’annexe4: par le domaine du Personnel DFAE.
Les données dynamiques peuvent être modifiées dans le système Tangram.
Art. 7 Données relatives aux postes
Le système Tangram contient des données sur les postes mis au concours, y compris le nom et le prénom des supérieurs hiérarchiques dont ces postes relèvent. Ces données sont saisies par le domaine du Personnel DFAE, lesdits supérieurs hiérarchiques et les titulaires des postes.
Art. 8 Droits de traitement et procédure d’accès en ligne
Les employés disposent des droits de traitement suivants:
données au sens de l’annexe1: droit de lecture des données les concernant, des donnés concernant leurs personnes accompagnantes et des donnés concernant leurs enfants;
données au sens de l’annexe2: pas de droit de lecture;
données au sens de l’annexe3: droit de traitement des données les concernant, des donnés concernant leurs personnes accompagnantes et des donnés concernant leurs enfants;
données au sens de l’annexe4: ni droit de lecture, ni droit de traitement;
données relatives aux postes: droit de lecture.
Le domaine du Personnel DFAE a le droit de consulter toutes les données figurant dans le système Tangram et de traiter toutes les données personnelles dynamiques et toutes les données relatives aux postes.
Les supérieurs hiérarchiques dont relèvent les postes mis au concours et les titulaires de ces postes ont le droit de traiter les données y relatives.
Les employés, les supérieurs hiérarchiques et les titulaires des postes exercent leur droit de traitement par la voie de la procédure d’accès en ligne.
Art. 9 Gestion du système
L’administrateur système gère les systèmes informatiques, les banques de données et les applications. Il planifie, installe et configure l’infrastructure d’information du système Tangram, et veille à la maintenir en bon état de fonctionnement.
Le responsable des applications assure l’interface entre les administrateurs système et les utilisateurs. Il est chargé d’assurer la satisfaction des utilisateurs et réalise des études de besoins en vue du développement du système Tangram. Il est rattaché au domaine du Personnel DFAE.
Art. 10 Octroi d’un droit d’accès individuel
Le responsable des applications octroie un droit d’accès individuel aux collaborateurs du domaine du Personnel DFAE et aux employés, ainsi qu’aux supérieurs hiérarchiques dont relèvent les postes mis au concours et aux titulaires de ces postes. Il vérifie chaque année si les conditions d’obtention d’un droit d’accès sont remplies.
Section 3 Protection des données et sécurité des données
Art. 11 Droit d’accès et droit de rectification
Toute personne dont les données sont saisies dans le système Tangram comme prévu à l’art.5, al. 1, peut, par écrit et en justifiant de son identité, demander à la Direction des ressources et du réseau extérieur (DRE), domaine du Personnel DFAE, de lui fournir des renseignements sur les données la concernant et de rectifier les données incorrectes.
Art. 12 Devoirs de diligence
Le domaine du Personnel DFAE veille à ce que les données soient traitées conformément aux prescriptions en vigueur.
Il s’assure que les données saisies dans le système Tangram sont exactes, complètes et mises à jour.
Art. 13 Sécurité des données
La sécurité des données est régie par l’ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données5 et par la section sur la sécurité informatique de l’ordonnance du 23 février 2000 sur l’informatique dans l’administration fédérale6.
La DRE édicte un règlement de traitement; ce dernier fixe les mesures organisationnelles et techniques visant à assurer la sécurité des données et règle les modalités de contrôle du traitement des données.
Elle prend les mesures organisationnelles et techniques nécessaires pour protéger les données contre tout traitement non autorisé, la destruction et le vol.
Tout traitement de données doit être protégé au moyen de profils d’utilisateurs individuels et de mots de passe.
Art. 14 Journalisation
Les accès au système Tangram et les modifications des données qu’il contient sont journalisés en permanence. Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant trois ans.
Art. 15 Surveillance et coordination
La DRE exerce la surveillance du traitement des données personnelles dans le système Tangram au sens de la présente ordonnance et des directives qui en découlent.
Elle veille au respect de la protection et de la sécurité des données.
Section 4 Conservation, archivage et destruction des données
Art. 16
Sont détruites après cinq ans au plus tard:
les données relatives aux employés dont le contrat de travail avec le DFAE a été résilié ou qui ne sont plus soumis à la discipline des transferts;
les données relatives aux personnes accompagnantes et aux enfants des employés au sens de la lettre a;
les données relatives aux personnes accompagnantes et aux enfants qui ne remplissent plus les conditions prévues à l’art.3, let. d et e, O-OPers- 2 Demeurent réservées les dispositions de la loi fédérale du 26 juin 1998 sur l’archivage8 et ses prescriptions d’exécution.
Section 5 Dispositions finales
Art. 17 Modification du droit en vigueur
L’annexe de l’ordonnance du 3 juillet 2001 concernant la protection des données personnelles dans l’administration fédérale9 est modifiée comme suit: …10
Art. 18 Entrée en vigueur
La présente ordonnance entre en vigueur le 1er novembre 2009.
La mod. peut être consultée au RO 2009 5101.
Données statiques au sens de l’art. 8, al. 1, let. a
1. Noms 2. Prénoms 3. Date de naissance 4. Numéro personnel 5. Service d’appartenance 6. Sexe 7. Titre 8. Adresse 9. Mode de communication (fax, téléphone, courriel) 10. Domicile 11. Nationalités 12. Langue maternelle 13. Langue de correspondance 14. Taux d’occupation 15. Fonction/poste 16. Activités accessoires 17. Postes antérieurs 18. Candidatures antérieures 19. Compétences (compétences de direction, personnelles, sociales, transversales ou spécifiques au département) 20. Date de la dernière évaluation des prestations 21. Cours de perfectionnement suivis 22. Noms de la personne accompagnante et des enfants 23. Prénoms des enfants 24. Nationalité(s) de la personne accompagnante et des enfants 25. Date de naissance de la personne accompagnante et des enfants 26. Sexe des enfants
Données statiques au sens de l’art. 8, al. 1, let. b
1. Type de contrat 2. Statut contractuel, y compris date du contrat 3. Date d’acquisition du titre 4. Etat civil 5. Classe de salaire, y compris date d’accession à cette classe de salaire 6. Bande de fonction avec position terminale 7. Résultats de l’évaluation des prestations 8. Date de transfert 9. Date de départ 10. Supérieur/e hiérarchique assurant le rôle d’interlocuteur 11. Sexe de la personne accompagnante 12. Prénom de la personne accompagnante
Données dynamiques au sens de l’art. 8, al. 1, let. c
1. Photo (facultative) 2. Volée (année) 3. Type de ménage (commun/séparé) 4. Partenaire travaillant à la Confédération 5. Objectifs professionnels/perfectionnement 6. Postes souhaités 7. Qualifications et spécialisations (formation, expériences, langues, spécialisations géographiques et thématiques) 8. Connaissances linguistiques de la personne accompagnante et des enfants 9. Formation de la personne accompagnante 10. Activité professionnelle de la personne accompagnante 11. Besoins de scolarisation des enfants
Données dynamiques au sens de l’art. 8, al. 1, let. d
1. Nationalités antérieures 2. Confession 3. Date prévue de transfert 4. Date prévue de départ