235.24
Ordonnance
sur le système d’information EDAssist+
du 9 décembre 2011 (Etat le 1er avril 2021)
Préambule
Le Conseil fédéral suisse,
vu l’art. 6 de la loi fédérale du 24 mars 2000 sur le traitement des données
personnelles au Département fédéral des affaires étrangères (loi)1;
vu l’art. 57h, al. 3, de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA)2,
arrête:
Section 1 Dispositions générales
Art. 1 Objet
La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système d’information EDAssist+ (système EDAssist+).
Art. 2 But
Le Département fédéral des affaires étrangères (DFAE) utilise le système EDAssist+ pour:
enregistrer en ligne les personnes qui se rendent à l’étranger ou y voyagent;
traiter les avis de recherche de personnes portées disparues;
prendre des mesures en cas de crise ou de catastrophe;
saisir et traiter les demandes soumises par la population;
traiter les cas de protection consulaire visés aux art. 16, 17 et 22 du Règlement du Service diplomatique et consulaire suisse, du 24 novembre 19673.
Art. 3 Exploitation
Le système EDAssist+ est exploité par la Direction consulaire (DC) du DFAE.
Art. 4 Structure du système EDAssist+
Le système EDAssist+ se compose des domaines suivants:
enregistrement en ligne;
avis de recherche et retours d’information;
crises et catastrophes;
helpline;
protection consulaire.
Section 2 Données et traitement des données
Art. 5 Enregistrement en ligne
La personne qui se rend à l’étranger ou y voyage peut saisir ses données dans le domaine «enregistrement en ligne».
Les données à saisir sont recensées à l’annexe 1.
La saisie de données est réservée aux personnes visées à l’art. 4, al. 1 et 2, let. a et b, de la loi.
Art. 6 Avis de recherche et retours d’information
Le domaine «avis de recherche et retours d’information» est destiné au traitement des données des personnes visées à l’art. 4, al. 1 et 2, let. a et b, de la loi, qui sont portées disparues.
Les données des personnes ayant déposé un avis de recherche sont également traitées.
Les données à traiter sont recensées aux annexes 2 et 3.
Les données sont saisies par la DC et les représentations diplomatiques et consulaires suisses à l’étranger (représentations). Les données visées à l’annexe 2, ch. 1 à 10, et à l’annexe 3, ch. 1 à 6, et concernant des personnes enregistrées dans le système d’information E-VERA (E-VERA) sont transférées automatiquement depuis celui-ci.4
Art. 7 Crises et catastrophes
Le domaine «crises et catastrophes» est destiné au traitement des données de personnes visées à l’art. 4, al. 1 et 2, let. a et b, de la loi qui sont touchées par une crise ou une catastrophe.
Les données à traiter sont recensées à l’annexe 4.
Les données sont saisies par la DC et les représentations. Les données visées à l’annexe 4, ch. 1 à 10, et concernant des personnes enregistrées dans le système E‑VERA5 sont transférées automatiquement depuis celui-ci.
Art. 8 Helpline
Le domaine «helpline» est destiné au traitement des données de personnes ayant soumis une demande à la DC ou à une représentation par écrit, par téléphone ou par voie électronique.
Les données à traiter sont recensées à l’annexe 5.
Les données sont saisies par la DC et les représentations.
Art. 9 Protection consulaire
Le domaine «protection consulaire» est destiné au traitement des données de personnes visées à l’art. 4, al. 1 et 2, let. a et b, de la loi et bénéficiant d’une assistance au titre de la protection consulaire.
Les données à traiter sont recensées à l’annexe 6.
Les données sont saisies par la DC et les représentations. Les données visées à l’annexe 6, ch. 1 à 10, et concernant des personnes enregistrées dans le système E‑VERA sont transférées automatiquement depuis celui-ci.
Art. 10 Droits de traitement
La DC et les représentations ont le droit de traiter toutes les données du système EDAssist+.
Les personnes visées à l’art. 5 ont le droit de traiter leurs données en ligne.
Le Centre de gestion des crises du DFAE dispose, pour accomplir ses tâches, d’un droit de lecture de toutes les données figurant dans EDAssist+.6
Art. 11 Stockage, archivage et destruction des données
Les données visées à l’annexe 1 sont détruites au plus tard 30 jours après l’écoulement de la durée indiquée du voyage.
Les données visées aux annexes 2 à 6 et dont le statut est «désactivé» ou «archivé» sont détruites au plus tard cinq ans après la dernière consultation.
Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.
Art. 12 Administration du système
Les administrateurs système gèrent les systèmes informatiques, les bases de données et les applications. Ils planifient, installent, configurent et supervisent l’infrastructure technique du système EDAssist+.
La personne responsable de l’application sert d’interface entre les administrateurs système et les utilisateurs. Elle veille à ce que les utilisateurs soient satisfaits et analyse les besoins en vue du développement futur du système EDAssist+. Elle est rattachée à la DC.
Art. 13 Attribution des droits d’accès individuels
La personne responsable de l’application attribue des droits d’accès individuels aux collaborateurs de la DC et des représentations.
Chaque année, elle vérifie si les conditions justifiant le droit d’accès sont toujours remplies.
Section 3 Protection des données et sécurité informatique
Art. 14 Droit d’accès et de rectification
Toute personne peut, par écrit et en justifiant de son identité, demander à la DC de lui fournir des renseignements sur les données la concernant et de rectifier les données incorrectes.
Ces renseignements sont fournis gratuitement et par écrit.
Conformément à l’art. 9 de la loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données7, il est possible de refuser ou de restreindre la communication des renseignements demandés, voire d’en différer l’octroi.
Art. 15 Devoirs de diligence
La DC veille à ce que les données soient traitées conformément aux prescriptions en vigueur.
Elle s’assure que les données saisies dans le système EDAssist+ sont exactes, complètes et mises à jour; cette disposition ne s’applique pas aux données du domaine «enregistrement en ligne».
Art. 16 Sécurité des données et sécurité informatique
La sécurité des données et la sécurité informatique sont régies par:
l’ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi fédérale sur la protection des données8;
l’ordonnance du 27 mai 2020 sur les cyberrisques9.10
La DC édicte un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier définit les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données ainsi que le contrôle du traitement des données.
La DC prend des mesures techniques et organisationnelles contre le traitement non autorisé et le vol de données.
Art. 17 Journalisation
Les accès au système EDAssist+ et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence. Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an.
Art. 18 Surveillance
La DC exerce la surveillance sur le traitement des données dans EDAssist+ au sens de la présente ordonnance.
Le DFAE veille au respect de la protection et de la sécurité des données.
Section 4 Dispositions finales
Art. 19 Modification du droit en vigueur
...11
Art. 20 Entrée en vigueur
La présente ordonnance entre en vigueur le 1er février 2012.
Données dans le domaine «enregistrement en ligne»
(art. 5, al. 2)
Noms
Prénoms
Date de naissance/âge
Adresses
Coordonnées (téléphone, fax, courriel)
Sexe
Lieux d’origine
Nationalités
Personne de contact (nom et adresse)
Itinéraire/destination
Durée du voyage/du séjour
Données dans le domaine «avis de recherche et retours d’information» concernant les personnes portées disparues
(art. 6, al. 3)
Noms
Prénoms
Adresses
Date de naissance/âge
Sexe
Langues
Coordonnées (téléphone, fax, courriel)
Lieux d’origine
Nationalités
Numéro d’assuré selon l’art. 50c de la loi fédérale du 20 décembre 1946 sur l’assurance-vieillesse et survivants12 (numéro d’assuré AVS)
Évènement
Assistance nécessaire
Informations concernant la personne de contact (noms, prénoms, adresses, coordonnées, langues et sexe)
Lien entre la personne portée disparue et la personne de contact
Lieu de séjour
État (décédé/e, blessé/e, malade, en bonne santé)
Date du dernier contact
Numéro de passeport
Données dans le domaine «avis de recherche et retours d’information» concernant les personnes ayant soumis
un avis de recherche
(art. 6, al. 3)
Noms
Prénoms
Adresses
Coordonnées (téléphone, fax, courriel)
Langues
Sexe
Lien entre la personne portée disparue et la personne de contact
Données dans le domaine «crises et catastrophes»
(art. 7, al. 2)
Noms
Prénoms
Adresses
Date de naissance/âge
Sexe
Langues
Coordonnées (téléphone, fax, courriel)
Lieux d’origine
Nationalités
Numéro d’assuré selon l’art. 50c de la loi fédérale du 20 décembre 1946 sur l’assurance-vieillesse et survivants13 (numéro d’assuré AVS)
Évènement
Assistance nécessaire
Informations concernant la personne de contact (noms, prénoms, adresses, coordonnées, langues et sexe)
Lien entre la personne portée disparue et la personne de contact
Lieu de séjour
État (décédé/e, blessé/e, malade, en bonne santé)
Date du dernier contact
Lieu de rassemblement
Moyen de transport
Numéro de passeport
Données dans le domaine «Helpline»
(art. 8, al. 2)
Noms
Prénoms
Adresses
Coordonnées (téléphone, fax, courriel)
Langues
Sexe
Demande
Données dans le domaine «protection consulaire»
(art. 9, al. 2)
Noms
Prénoms
Adresses
Date de naissance
Sexe
Langues
Coordonnées (téléphone, fax, courriel)
Lieux d’origine
Nationalités
Numéro d’assuré selon l’art. 50c de la loi fédérale du 20 décembre 1946 sur l’assurance-vieillesse et survivants14 (numéro d’assuré AVS)
Évènement
Informations concernant la personne de contact (noms, prénoms, adresses, coordonnées, langues et sexe)
Lien entre la personne portée disparue et la personne de contact
Assurances
Bénéficiaire d’une rente AI
Obligation de s’annoncer (militaires)
État (décédé/e, blessé/e, malade, en bonne santé)
Données portant sur des mesures d’aide sociale et des poursuites ou sanctions pénales et administratives selon l’art. 4, al. 3, let. b, de la loi
Numéro de passeport