235.25
Ordonnance
sur le système de traitement des données «e-vent»
de Communication DFAE
(Ordonnance «e-vent»)1
Préambule
Le Conseil fédéral suisse,
vu l’art. 57hter de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA)2,3
arrête:
Section 1 Dispositions générales
Art. 14 Objet
La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système de traitement des données «e-vent» (système) de la division Communication du Département fédéral des affaires étrangères (Communication DFAE), rattachée au Secrétariat général du DFAE.
Art. 2 But
Le système permet à la Communication DFAE5 d’accomplir les tâches qui lui incombent en matière de planification, d’organisation et de réalisation de conférences et d’autres événements.
Art. 3 Responsabilité
La Communication DFAE est responsable du système.
Art. 4 Structure
Le système se compose d’une base de données et de deux plateformes, dont l’une est accessible depuis l’intérieur et l’autre depuis l’extérieur du DFAE.
Section 2 Données et traitement des données
Art. 5 Personnes et données traitées
Le système contient les données des participants aux conférences et aux événements.
L’annexe à la présente ordonnance indique précisément les données qui sont saisies dans le système.
Art. 6 Provenance des données et droits de traitement
Les données sont saisies par les participants ou par la Communication DFAE.
Les participants disposent de l’intégralité des droits de traitement pour leurs données personnelles saisies dans le système.
La Communication DFAE dispose de l’intégralité des droits de traitement pour l’ensemble des données saisies dans le système.
Le secteur Informatique DFAE dispose des droits d’accès nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.
Les droits de traitement s’exercent au moyen d’une procédure d’accès en ligne.
Les données indiquées dans l’annexe à la présente ordonnance peuvent être communiquées à des tiers uniquement à des fins d’organisation ou de réservation.
Art. 7 Documents
Tout document relatif à une conférence, à un événement ou aux personnes y participant peut être enregistré dans le système dans le cadre défini par la présente ordonnance.
Art. 8 Conservation, archivage et destruction des données
Les données personnelles saisies dans le système sont détruites au plus tard à l’expiration d’un délai de dix ans à compter de la date du dernier traitement.
Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.
Section 3 Exploitation et droits d’accès
Art. 9 Exploitation technique et administration du système
Le secteur Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique du système.
L’administrateur système est rattaché au secteur Informatique DFAE. Il gère le système informatique, la base de données et les applications.
Le responsable du programme est rattaché à la Communication DFAE. Il sert d’interface entre l’administrateur et les utilisateurs.
Art. 10 Attribution des droits d’accès
Le responsable du programme attribue les droits d’accès individuels aux utilisateurs du système.
La Communication DFAE vérifie une fois par an si les conditions relatives aux droits d’accès sont toujours remplies.
Section 4 Sécurité des données
Art. 11 Devoir de diligence
La Communication DFAE veille à ce que le traitement des données dans le système respecte les dispositions en vigueur.
Elle s’assure que les données personnelles sont exactes, complètes et à jour.
Art. 12 Règlement relatif au traitement des données
La Communication DFAE édicte un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier contient les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données et le contrôle du traitement des données.
Art. 13 Journalisation
Les accès au système et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.
Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an, séparément du système dans lequel les données personnelles sont traitées.6
Section 5 Entrée en vigueur
Art. 14
La présente ordonnance entre en vigueur le 1er décembre 2018.
(art. 5, al. 2)
Données personnelles saisies dans le système
Nom(s)
Nom(s) figurant sur le passeport
Prénom(s)
Prénom(s) figurant sur le passeport
Titre (académique)
Titre (fonction professionnelle ou officielle)
Formule de civilité
Entreprise
Sexe
Date de naissance
Lieu de naissance
Nationalité(s)
Délégation / pays / organisation représentés
Adresse(s) électronique(s)
Numéro de téléphone fixe
Numéro de téléphone portable
Numéro de fax
Adresse (rue, numéro postal d’acheminement, localité)
Pays
Site web
Type de correspondance souhaité (lettre / courriel)
Adresse de facturation
Exigences alimentaires particulières (nourriture / boissons)
Rang militaire
Rang civil
Fonction occupée
Employeur
Date d’arrivée sur le lieu de l’événement / à l’hôtel
Date de départ du lieu de l’événement / de l’hôtel
Langue de correspondance
Informations sur les vols (dates et heures d’arrivée et de départ, numéro des vols, temps de transfert)
Informations figurant sur le passeport (numéro, lieu et date de délivrance, date d’expiration)
Visa nécessaire
Numéro et date d’expiration de la carte de crédit
Informations sur l’hôtel / le lieu du séjour (adresse, chambre, etc.)
Nom de l’accompagnant/e
Renseignements sur la participation (ateliers, repas officiels, petits déjeuners, déjeuners, dîners, excursions)
Thèmes des ateliers
Photo
Sponsoring: oui / non
Justification du sponsoring
Exigences particulières pour les personnes à mobilité réduite
Participation à des conférences organisées précédemment