RO 2018 4021
Ordonnance
sur le système de traitement des données «e-vent»
du Service des conférences du DFAE
(Ordonnance «e-vent»)
du 17 octobre 2018
Le Conseil fédéral suisse,
vu l’art. 57h, al. 3, de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA)1,
arrête:
Section 1 Dispositions générales
Art. 1 Objet
La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système de traitement des données «e-vent» (système) du Service des conférences du Département fédéral des affaires étrangères (Services des conférences DFAE), rattaché au Secrétariat d’État du DFAE.
Art. 2 But
Le système permet au Service des conférences DFAE d’accomplir les tâches qui lui incombent en matière de planification, d’organisation et de réalisation de conférences et d’autres événements.
Art. 3 Responsabilité
Le Service des conférences DFAE est responsable du système.
Art. 4 Structure
Le système se compose d’une base de données et de deux plateformes, dont l’une est accessible depuis l’intérieur et l’autre depuis l’extérieur du DFAE.
Section 2 Données et traitement des données
Art. 5 Personnes et données traitées
Le système contient les données des participants aux conférences et aux événements.
L’annexe à la présente ordonnance indique précisément les données qui sont saisies dans le système.
Art. 6 Provenance des données et droits de traitement
Les données sont saisies par les participants ou par le Service des conférences DFAE.
Les participants disposent de l’intégralité des droits de traitement pour leurs données personnelles saisies dans le système.
Le Service des conférences DFAE dispose de l’intégralité des droits de traitement pour l’ensemble des données saisies dans le système.
Le secteur Informatique DFAE dispose des droits d’accès nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.
Les droits de traitement s’exercent au moyen d’une procédure d’accès en ligne.
Les données indiquées dans l’annexe à la présente ordonnance peuvent être communiquées à des tiers uniquement à des fins d’organisation ou de réservation.
Art. 7 Documents
Tout document relatif à une conférence, à un événement ou aux personnes y participant peut être enregistré dans le système dans le cadre défini par la présente ordonnance.
Art. 8 Conservation, archivage et destruction des données
Les données personnelles saisies dans le système sont détruites au plus tard à l’expiration d’un délai de dix ans à compter de la date du dernier traitement.
Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.
Section 3 Exploitation et droits d’accès
Art. 9 Exploitation technique et administration du système
Le secteur Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique du système.
L’administrateur système est rattaché au secteur Informatique DFAE. Il gère le système informatique, la base de données et les applications.
Le responsable du programme est rattaché au Service des conférences DFAE. Il sert d’interface entre l’administrateur et les utilisateurs.
Art. 10 Attribution des droits d’accès
Le responsable du programme attribue les droits d’accès individuels aux utilisateurs du système.
Le Service des conférences DFAE vérifie une fois par an si les conditions relatives aux droits d’accès sont toujours remplies.
Section 4 Sécurité des données
Art. 11 Devoir de diligence
Le Service des conférences DFAE veille à ce que le traitement des données dans le système respecte les dispositions en vigueur.
Il s’assure que les données personnelles sont exactes, complètes et à jour.
Art. 12 Règlement relatif au traitement des données
Le Service des conférences DFAE édicte un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier contient les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données et le contrôle du traitement des données.
Art. 13 Journalisation
Les accès au système et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.
Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an.
Section 5 Entrée en vigueur
Art. 14
La présente ordonnance entre en vigueur le 1er décembre 2018.
17 octobre 2018 Au nom du Conseil fédéral suisse: |
|---|
Le président de la Confédération, Alain Berset |
Le chancelier de la Confédération, Walter Thurnherr |
Annexe
(art. 5, al. 2) Données personnelles saisies dans le système 1. Nom(s) 2. Nom(s) figurant sur le passeport 3. Prénom(s) 4. Prénom(s) figurant sur le passeport 5. Titre (académique) 6. Titre (fonction professionnelle ou officielle) 7. Formule de civilité 8. Entreprise 9. Sexe 10. Date de naissance 11. Lieu de naissance 12. Nationalité(s) 13. Délégation / pays / organisation représentés 14. Adresse(s) électronique(s) 15. Numéro de téléphone fixe 16. Numéro de téléphone portable 17. Numéro de fax 18. Adresse (rue, numéro postal d’acheminement, localité) 19. Pays 20. Site web 21. Type de correspondance souhaité (lettre / courriel) 22. Adresse de facturation 23. Exigences alimentaires particulières (nourriture / boissons) 24. Rang militaire 25. Rang civil 26. Fonction occupée 27. Employeur 28. Date d’arrivée sur le lieu de l’événement / à l’hôtel 29. Date de départ du lieu de l’événement / de l’hôtel 30. Langue de correspondance 31. Informations sur les vols (dates et heures d’arrivée et de départ, numéro des vols, temps de transfert) 32. Informations figurant sur le passeport (numéro, lieu et date de délivrance, date d’expiration) 33. Visa nécessaire 34. Numéro et date d’expiration de la carte de crédit 35. Informations sur l’hôtel / le lieu du séjour (adresse, chambre, etc.) 36. Nom de l’accompagnant/e 37. Renseignements sur la participation (ateliers, repas officiels, petits déjeuners, déjeuners, dîners, excursions) 38. Thèmes des ateliers 39. Photo 40. Sponsoring: oui / non 41. Justification du sponsoring 42. Exigences particulières pour les personnes à mobilité réduite 43. Participation à des conférences organisées précédemment