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Édicté par: Ordonnance sur le système de traitement des données «e-vent» du Service des conférences du DFAE (AS 2018 4021)

Version selon: Ordonnance sur le système de traitement des données «e-vent» du Service des conférences du DFAE (AS 2018 4021)

235.25

Ordonnance
sur le système de traitement des données «e-vent»
du Service des conférences du DFAE
(Ordonnance «e-vent»)

Préambule

Le Conseil fédéral suisse,

vu l’art. 57h, al. 3, de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA)1,

arrête:

Section 1 Dispositions générales

Art. 1 Objet

La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système de traitement des données «e-vent» (système) du Service des conférences du Département fédéral des affaires étrangères (Services des conférences DFAE), rattaché au Secrétariat d’État du DFAE.

Art. 2 But

Le système permet au Service des conférences DFAE d’accomplir les tâches qui lui incombent en matière de planification, d’organisation et de réalisation de conférences et d’autres événements.

Art. 3 Responsabilité

Le Service des conférences DFAE est responsable du système.

Art. 4 Structure

Le système se compose d’une base de données et de deux plateformes, dont l’une est accessible depuis l’intérieur et l’autre depuis l’extérieur du DFAE.

Section 2 Données et traitement des données

Art. 5 Personnes et données traitées

Le système contient les données des participants aux conférences et aux événements.

L’annexe à la présente ordonnance indique précisément les données qui sont saisies dans le système.

Art. 6 Provenance des données et droits de traitement

Les données sont saisies par les participants ou par le Service des conférences DFAE.

Les participants disposent de l’intégralité des droits de traitement pour leurs données personnelles saisies dans le système.

Le Service des conférences DFAE dispose de l’intégralité des droits de traitement pour l’ensemble des données saisies dans le système.

Le secteur Informatique DFAE dispose des droits d’accès nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.

Les droits de traitement s’exercent au moyen d’une procédure d’accès en ligne.

Les données indiquées dans l’annexe à la présente ordonnance peuvent être communiquées à des tiers uniquement à des fins d’organisation ou de réservation.

Art. 7 Documents

Tout document relatif à une conférence, à un événement ou aux personnes y participant peut être enregistré dans le système dans le cadre défini par la présente ordonnance.

Art. 8 Conservation, archivage et destruction des données

Les données personnelles saisies dans le système sont détruites au plus tard à l’expiration d’un délai de dix ans à compter de la date du dernier traitement.

Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.

Section 3 Exploitation et droits d’accès

Art. 9 Exploitation technique et administration du système

Le secteur Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique du système.

L’administrateur système est rattaché au secteur Informatique DFAE. Il gère le système informatique, la base de données et les applications.

Le responsable du programme est rattaché au Service des conférences DFAE. Il sert d’interface entre l’administrateur et les utilisateurs.

Art. 10 Attribution des droits d’accès

Le responsable du programme attribue les droits d’accès individuels aux utilisateurs du système.

Le Service des conférences DFAE vérifie une fois par an si les conditions relatives aux droits d’accès sont toujours remplies.

Section 4 Sécurité des données

Art. 11 Devoir de diligence

Le Service des conférences DFAE veille à ce que le traitement des données dans le système respecte les dispositions en vigueur.

Il s’assure que les données personnelles sont exactes, complètes et à jour.

Art. 12 Règlement relatif au traitement des données

Le Service des conférences DFAE édicte un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier contient les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données et le contrôle du traitement des données.

Art. 13 Journalisation

Les accès au système et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.

Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an.

Section 5 Entrée en vigueur

Art. 14

La présente ordonnance entre en vigueur le 1er décembre 2018.

(art. 5, al. 2)

Données personnelles saisies dans le système

  1. Nom(s)

  2. Nom(s) figurant sur le passeport

  3. Prénom(s)

  4. Prénom(s) figurant sur le passeport

  5. Titre (académique)

  6. Titre (fonction professionnelle ou officielle)

  7. Formule de civilité

  8. Entreprise

  9. Sexe

  10. Date de naissance

  11. Lieu de naissance

  12. Nationalité(s)

  13. Délégation / pays / organisation représentés

  14. Adresse(s) électronique(s)

  15. Numéro de téléphone fixe

  16. Numéro de téléphone portable

  17. Numéro de fax

  18. Adresse (rue, numéro postal d’acheminement, localité)

  19. Pays

  20. Site web

  21. Type de correspondance souhaité (lettre / courriel)

  22. Adresse de facturation

  23. Exigences alimentaires particulières (nourriture / boissons)

  24. Rang militaire

  25. Rang civil

  26. Fonction occupée

  27. Employeur

  28. Date d’arrivée sur le lieu de l’événement / à l’hôtel

  29. Date de départ du lieu de l’événement / de l’hôtel

  30. Langue de correspondance

  31. Informations sur les vols (dates et heures d’arrivée et de départ, numéro des vols, temps de transfert)

  32. Informations figurant sur le passeport (numéro, lieu et date de délivrance, date d’expiration)

  33. Visa nécessaire

  34. Numéro et date d’expiration de la carte de crédit

  35. Informations sur l’hôtel / le lieu du séjour (adresse, chambre, etc.)

  36. Nom de l’accompagnant/e

  37. Renseignements sur la participation (ateliers, repas officiels, petits déjeuners, déjeuners, dîners, excursions)

  38. Thèmes des ateliers

  39. Photo

  40. Sponsoring: oui / non

  41. Justification du sponsoring

  42. Exigences particulières pour les personnes à mobilité réduite

  43. Participation à des conférences organisées précédemment