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601.1

Directive municipale sur le contrôle des finances de la Ville de Lausanne

PRÉAMBULE

La Municipalité de Lausanne,

vu les art. 93b et ss de la loi cantonale sur les communes (LC) du 28 février 1956 ;

vu les art. 34, 35b et 35c du règlement cantonal sur la comptabilité des communes (RCCom) du 14 décembre 1979 ;

vu les directives cantonales de révision s’appliquant à la révision des comptes des communes du 4 décembre 2017 ;

vu la loi sur l’information (LInfo) du 24 septembre 2002 ;

vu la directive relative au suivi des participations de la Ville à des personnes morales du 17 mai 2018 ;

vu la directive relative à l’octroi et au suivi des subventions accordées par la Ville de Lausanne du 10 octobre 2019

arrête les dispositions suivantes :

TITRE I GÉNÉRALITES

CHAPITRE I DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Art. 1 Objet

La présente directive définit l’organisation du Contrôle des finances de la Ville de Lausanne (ciaprès le CFL) et les règles applicables à ses activités.

Art. 2 Missions

1. Le CFL est l’organe supérieur de la Ville de Lausanne en matière de surveillance financière et de gestion. Il s’assure notamment du respect des principes de conformité et de performance (principes d’économie, d’efficience et d’efficacité). 2. Le CFL assure l’audit des comptes annuels (révision des comptes annuels) de la Ville de Lausanne. 3. Le CFL assure l’audit interne des entités mentionnées à l’art. 4, al. 2, de la présente directive.

4. LeCFL est organe consultatif pour tout ce qui relève de l’élaboration de règlements et de directives internes relatives à la comptabilité ou au système de contrôle interne.

Art. 3 Mandats spéciaux

1. La Municipalité peut confier des mandats spéciaux au CFL en veillant toutefois à l’allocation des moyens nécessaires à leurs accomplissements. 2. Le CFL peut refuser les mandats spéciaux. Ce refus doit être dûment motivé auprès de la Municipalité.

Art. 4 Champ de contrôle

1. Sont soumis à l’audit des comptes annuels :

a. L’ensemble des directions et services de l’administration communale, ainsi que les organismes qui leurs sont rattachés ou placés sous leur surveillance. 2. Sont soumis à l’audit interne du CFL :

  1. L’ensemble des directions et services et autres organismes de l’administration communale ;

  2. Les entités de droit public ou privé en faveur desquelles la Ville de Lausanne :

  3. accorde une subvention d’exploitation ou d’investissement périodique dont notamment les institutions listées dans la directive relative aux subventions ; ii. détient un intérêt prépondérant à l’exception des entités cotées en bourse ; iii. détient une participation au sens de la Directive relative au suivi des participations de la Ville à des personnes morales ; iv. a conclu un contrat de cautionnement.

CHAPITRE II ORGANISATION

Art. 5 Statut et rattachement

1. Le CFL, service de la Ville de Lausanne, exerce ses missions en toute autonomie et indépendance. Par autonomie et indépendance, on entend la capacité pour le CFL d’agir sans directive ni contrainte concernant l’élaboration du plan d’audit annuel, la conduite des missions et l’exécution des contrôles vis-à-vis du Conseil communal, de la Municipalité, ou de l’audité. 2. Le CFL est agréé en tant qu’expert-réviseur auprès de l’autorité fédérale de surveillance en matière de révision (ASR). 3. LeCFL est rattaché hiérarchiquement à la Municipalité et administrativement à la Direction dirigée par le syndic. 4. La Municipalité est l’autorité d’engagement, de nomination et de révocation du/de la chef-fe du CFL.

Art. 6 Comité d’audit

1. Un comité d’audit, composé de trois conseillers municipaux, constitue l’instance déléguée de la Municipalité en matière de dialogue entre le CFL et l’exécutif municipal. Ses membres ainsi que son président sont nommés pour la durée de la législature.

2. Son rôle vise à garantir une surveillance des activités du CFL ainsi que d’assurer un dialogue constructif avec le/la chef-fe du CFL. 3. Ses tâches sont décrites dans la charte du comité d’audit.

4. Le président du comité d’audit est l’interlocuteur des Commissions des finances et de gestion pour tout ce qui relève de la présente directive.

Art. 7 Émoluments

Les travaux effectués pour les entités visées à l’art. 4, al.1 font l’objet d’honoraires dont le taux horaire est fixé par la Municipalité.

CHAPITRE III ACTIVITÉS

Art. 8 Normes professionnelles Le CFL exerce sa mission d’audit des comptes annuels conformément aux normes professionnelles et aux exigences légales et réglementaires applicables. En matière d’audit

interne, il veille à appliquer les normes professionnelles reconnues par la profession.

Art. 9 Appel à des experts Le CFL peut faire appel à des experts si la tâche à accomplir requiert des connaissances

particulières, ou si elle ne peut être exécutée par le personnel attribué.

Art. 10 Plan d’audit annuel

1. Sur la base de ses propres analyses et des propositions éventuelles de la Municipalité, des directions et des services, le CFL propose ses sujets d’audit. 2. Le plan d’audit est présenté au Comité d’audit qui en valide le bien-fondé et la pertinence au vu des enjeux de l’administration communale. Le plan d’audit définitif est arrêté d’un commun accord entre le comité d’audit et le CFL. 3. Le CFL transmet pour prise de connaissance son plan d’audit annuel à la Municipalité, ainsi qu’aux Commission des finances et de gestion du Conseil communal. 4. Le plan d’audit est susceptible d’évoluer en cours d’année en cas d’urgence et de nécessité de repriorisation des mandats.

Art. 11 Obligation de renseigner et d’informer

1. Dans le cadre de sa mission, le CFL dispose de tout pouvoir d’investigation utile à sa mission.

Les entités soumises à son contrôle sont tenues de collaborer avec celui-ci, notamment en fournissant tous renseignements et toutes pièces, ainsi qu’en autorisant tout accès à leur système d’information et à leurs données. 2. Le secret de fonction ne peut être opposé au CFL.

3. La Municipalité communique au CFL les décisions relatives aux finances publiques et à la gestion stratégique de l’administration communale de la Ville de Lausanne qui ont un impact financier notable. 4. Le traitement, le stockage et la conservation des données récoltées par le CFL doivent être en adéquation avec leur degré de confidentialité.

5. Les notes de travail du CFL restent secrètes et propriété exclusive du service.

Art. 12 Découverte d’irrégularités importantes Si le CFL découvre des irrégularités importantes nécessitant des mesures urgentes, il en avise

immédiatement la Municipalité, qui décide des suites à donner.

Art. 13 Relations de service

Le CFL correspond directement avec les entités auditées.

Art. 14 Rapport d’activité Le CFL établit, chaque année, un rapport d’activité à l’attention de la Municipalité. Ce rapport est

transmis aux présidents des Commissions des finances et de gestion du Conseil communal.

TITRE II SPÉCIFICITÉS LIÉES À L’AUDIT DES COMPTES COMMUNAUX

Art. 15 Comptes communaux : cadre et objectif

1. Larévision des comptes communaux a pour but d’exprimer une opinion d’audit quant à la conformité de la comptabilité et des états financiers, avec la législation et réglementation fédérale, cantonale et communale ainsi qu’avec le référentiel comptable applicable. 2. Le CFL effectue le contrôle des comptes de la Ville de Lausanne conformément au règlement sur la comptabilité des communes (RCCom), aux directives de révision édictées par le Canton de Vaud et à la recommandation d’audit 60 Audit et rapport de l’auditeur de comptes communaux, et dans le respect des normes d’audit suisse (NAS). 3. Les travaux d’audit des comptes annuels s’appuient également sur les travaux menés par l’audit interne.

Art. 16 Diffusion des rapports de l’organe de révision et mesures correctives Dans le cadre de l’audit des comptes communaux et conformément à la législation fédérale et

cantonale et communale, le CFL adresse, au plus tard le 15 mai de l’exercice suivant :

  1. un rapport établi à l’attention du Conseil communal qui résume le résultat de la révision. Ce rapport est rendu public après l’adoption des comptes par le Conseil communal ;

  2. un rapport détaillé établit à l’attention de la Municipalité. Cette dernière prend position sur les recommandations émises dans un délai de trente jours ouvrables.

TITRE III SPÉCIFICITÉS LIÉES À L’AUDIT INTERNE

Art. 17 Définition et but L’audit interne évalue, par une approche systématique et méthodique, le degré de maîtrise des opérations et les processus de management des risques, de contrôle et de gouvernance de l’administration communale. Les rapports d’audit interne visent à renforcer la performance de

celle-ci.

Art. 18 Rapports d’audit interne et recommandations

1. Le mandat d’audit débute par un entretien de lancement avec l’audité.

2. LeCFL émet le rapport en version définitive aux destinataires prévus uniquement après la finalisation des étapes suivantes :

  1. Le CFL présente ses conclusions d’audit et recommandations dans un projet de rapport qu’il adresse avant la réunion de clôture à l’audité.

  2. Lors de la réunion de clôture, l’audité fait part de ses éventuelles remarques sur les constats et recommandations du projet de rapport.

  3. A l’issue de cette réunion, le CFL émet une version du projet adressée à l’-aux audité-s et au- x directeurs concerné-s pour prise de position.

  4. L’audité a 60 jours ouvrés pour faire adopter une note à la Municipalité comprenant :

  5. sa position pour chaque recommandation. Si une recommandation s’adresse à un tiers, le CFL adresse séparément sa demande de positionnement à ce dernier ; ii. une note de synthèse de suivi des recommandations de l’audité ; iii. l’indication des éléments considérés comme étant confidentiels ainsi que les motifs afin que la Ville puisse en tenir compte lors de la publication du rapport. Lorsque l’audité n’est pas une entité rattachée à l’administration communale, le service de tutelle doit soumettre la note à la Municipalité, qui en prendra acte.

  6. Le délai de 60 jours écoulé, le CFL émet le rapport final aux destinataires prévus à l’art. 19 al.1. Celui-ci inclut les prises de position et la note de synthèse de suivi des recommandations de l’audité.

3. En cas de désaccord au sujet des recommandations à mettre en œuvre, le CFL saisit le comité d’audit, qui statue définitivement. 4. Lorsque l’audité n'a pas donné, dans le délai imparti, une suite appropriée aux recommandations du CFL, celui-ci soumet le cas au comité d’audit qui prend les dispositions nécessaires.

Art. 19 Diffusions des rapports

1. Les rapports d’audit interne sont adressés :

  1. à l’audité ;

  2. au service subventionnant concerné, lorsque l’audité n’est pas une entité rattachée à l’administration communale ;

  3. à la direction concernée ;

  4. à la Municipalité.

2. Sous réserve des dispositions de l’art. 16 LInfo, les rapports d’audit interne sont rendus publics dès qu’ils sont achevés au sens de l’article 9 alinéa 1er LInfo, soit dès que le rapport final a été émis par le CFL. 3. Les noms des collaborateurs ne sont pas mentionnés dans le rapport publié.

TITRE IV DISPOSITIONS FINALES

Art. 20 Abrogation

La présente directive municipale abroge l’ensemble des directives et décisions municipales antérieures relatives au fonctionnement du CFL.

Art. 21 Entrée en vigueur

La présente directive entre en vigueur le 14 janvier 2021.

Pour la Municipalité :

Le syndic : Le secrétaire : G. Junod S. Affolter