Ordonnance de l’Assemblée fédérale sur les Services du Parlement

Les Services du Parlement⁵ se composent de la direction et des services suivants:

1. Le secrétariat central;

1. abis. 6 Le secrétariat de langue italienne;

2. 7 Les secrétariats des commissions et des délégations;

3. ...⁸

3. cbis. 9 Le service de traduction;

4. La centrale de documentation;

5. Les services centraux;

6. 10 L’organe parlementaire de contrôle de l’administration.

Pas publié dans la FF.

Le secrétariat des commissions des finances est rattaché aux Services du Parlement dans les limites du statut spécial que confère à ce secrétariat l’article¹⁸ de la loi fédérale du 28 juin 1967¹¹ sur le Contrôle fédéral des finances.

Les Services du Parlement sont dirigés par le secrétaire général de l’Assemblée fédérale. Il préside la direction qui, en outre, comprend deux secrétaires généraux adjoints.

Les Services du Parlement sont placés sous la surveillance de la délégation administrative.¹²

Dans l’exercice de leurs fonctions, le secrétaire général et les secrétaires des Conseils sont subordonnés aux présidents de ceux-ci, et les secrétaires des commissions et des délégations aux commissions et aux délégations pour lesquelles ils travaillent.¹³

....14

Les Services du Parlement traitent directement avec les services de l’administration fédérale; au besoin, ils en informent toutefois préalablement le département compétent.

Si leur mandat l’exige, les Services du Parlement peuvent demander aux départements et à leurs services des renseignements sur des questions de fait ou de droit. Les départements et leurs services sont tenus de donner suite à ces demandes. Le Conseil fédéral peut à cet effet lever le secret de fonction et le secret militaire.

Dans la mesure où le Conseil fédéral l’y autorise, l’administration remet aux Services du Parlement les documents dont ils ont besoin pour remplir leur tâche.

L’article 47quater de la loi sur les rapports entre les conseils¹⁶ est réservé.

Lorsque les Services du Parlement ne sont pas en mesure d’accomplir eux-mêmes les travaux administratifs nécessaires au bon fonctionnement du Parlement, ils peuvent faire appel, sur mandat de l’Assemblée fédérale ou de ses organes, aux services de l’administration fédérale.¹⁷

Abrogé par le ch. I de l’O du⁸ oct. 1999 (RO 2000 284; FF 1999 4471 5299).

Les Services du Parlement sont habilités à conclure des contrats portant sur la prestation de services.¹⁸

Les employés des Services du Parlement gardent le secret envers quiconque sur les communications confidentielles des présidents des Conseils législatifs, des commissions et de leurs présidents, ainsi que des groupes et des membres des conseils.²⁰ Les mandats qu’ils reçoivent sont confidentiels, à moins que le mandant n’en décide autrement. Les prescriptions sur le secret de fonction s’appliquent au surplus.

Les procès-verbaux des commissions sont confidentiels. Ils sont remis aux membres de la commission, au président de la commission correspondante de l’autre conseil, au secrétaire général et au chef de la centrale de documentation ainsi qu’aux départements qui ont participé aux délibérations. Les tiers qui ont participé à une séance reçoivent un extrait relatif à leur intervention.

Les procès-verbaux des délibérations concernant des projets d’actes législatifs contenant des règles de droit peuvent être consultés par les membres des deux conseils et par les secrétaires des groupes. Après le vote final, le cas échéant après l’expiration du délai référendaire ou après la votation populaire, les procès-verbaux sont à disposition des personnes qui en ont besoin pour des recherches scientifiques ou pour l’application du droit.

Pour le reste, le président de la commission peut, sous réserve de ses obligations de garder le secret, permettre à chaque membre des deux conseils et, à moins que des motifs importants ne s’y opposent, à des tiers de prendre connaissance d’un procèsverbal de sa commission. Le cas échéant, il consulte le département intéressé.

La décision sur la consultation d’anciens procès-verbaux est du ressort du président en fonction de la commission concernée, si le président sous la responsabilité duquel le procès-verbal a été rédigé a quitté le conseil. Si la commission est dissoute, c’est le secrétaire général qui décide; en cas de doute, il se conforme aux instructions du délégué.²¹

Les dispositions concernant l’utilisation des procès-verbaux s’appliquent par analogie aux documents destinés aux commissions.

Abrogé par le ch. I de l'O de l’Ass. féd. du 14 déc. 2001 (RO 2001 3590).

Les secrétariats des commissions et des délégations ainsi que la centrale de documentation exécutent les travaux de documentation en appliquant les principes suivants:22

1. Ils s’emploient à être le plus objectif possible;

2. Ils exécutent les mandats qui leur sont confiés de façon confidentielle et ne les communiquent à des tiers qu’avec l’accord du mandant.

Ils conseillent les députés dans la préparation de leurs interventions personnelles et se chargent de mandats liés aux tâches parlementaires.

En cas de doute, le délégué statue sur l’acceptation d’un mandat.²³

Toutes les bibliothèques et tous les services de documentation de l’administration fédérale sont tenus, dans la mesure du possible, de renseigner les Services du Parlement et de leur remettre des ouvrages en prêt.

La Délégation administrative assume la direction suprême des affaires administratives de l’Assemblée fédérale. Elle surveille la conduite des affaires et la gestion financière des Services du Parlement.

La Délégation administrative est notamment compétente:

1. pour l’établissement des projets de budget et de compte de l’Assemblée fédérale;

2. 26 pour la conclusion, la modification et la résiliation des rapports de travail du personnel des Services du Parlement au sens de l’art.¹⁷, al. 1;

2. bbis. 27pour la définition des modalités du suivi et de l’obligation de faire rapport en ce qui concerne le personnel des Services du Parlement.

3. pour l’exercice du droit de domicile sur les locaux de l’Assemblée fédérale et des Services du Parlement, dans la mesure où les présidents des conseils ne sont pas compétents en la matière;

La délégation administrative désigne l’un de ses membres pour une période de deux ans comme délégué. Les tâches de celui-ci sont les suivantes:29

1. 30 Il représente la délégation administrative auprès des Services du Parlement;

2. Il examine et contrôle la conduite des affaires et la gestion financière des Services du Parlement;

3. 31 Il vérifie l’application des directives et des décisions de la délégation administrative;

4. Il fait rapport sur la réalisation des objectifs ainsi que sur le respect du budget des Services du Parlement et présente les propositions qui s’imposent.

Lorsqu’il importe de traiter des affaires urgentes concernant le personnel, le délégué peut exercer les attributions conférées à la délégation administrative, après entente avec le président de celle-ci.³²

Le délégué est choisi alternativement parmi les membres du Conseil national et parmi ceux du Conseil des Etats.

La direction est composée du secrétaire général de l’Assemblée fédérale, qui la préside, et des deux secrétaires généraux adjoints. Elle dirige les Services du Parlement et coordonne leurs activités.

Ses tâches sont notamment les suivantes:

1. Elle est à la disposition des députés pour les aider à exécuter les travaux parlementaires; elle mène à bien les mandats qui lui sont confiés et fournit les renseignements requis;

2. 33 elle assiste les présidents, les bureaux des deux Chambres et de l’Assemblée fédérale (Chambres réunies) ainsi que la Délégation administrative et exécute leurs travaux de secrétariat; elle assure le secrétariat des Chambres;

3. Elle prépare les sessions;

4. 34 Elle élabore un plan financier, un budget et des comptes à l’intention de la Délégation administrative;

5. 35 Elle rend compte de la gestion au délégué et à la Délégation administrative;

6. 36 Elle est compétente pour assurer la mise en œuvre de la politique du personnel. En particulier, elle concrétise, coordonne et dirige le développement des ressources humaines, leur organisation et leur affectation. Elle organise la gestion et le suivi des ressources humaines conformément aux instructions de la Délégation administrative.

7. Elle pourvoit à l’exécution efficace des tâches administratives et à l’emploi rationnel du personnel et des moyens disponibles;

8. Elle assure le fonctionnement des services centraux et la gestion d’un fichier sur les affaires traitées par l’Assemblée fédérale;

9. Elle assure les relations avec le public, les médias et les parlements étrangers.

Les tâches du secrétariat central sont les suivantes:

1. Il prépare les sessions, notamment mise à disposition de toute la documentation devant servir aux débats et il traite toutes les propositions faites et toutes les interventions déposées;

2. Il réserve et prépare les locaux de séance et de travail des commissions, des groupes et des députés;

3. Il transmet les dossiers entre l’Assemblée fédérale d’une part et l’administration fédérale d’autre part;

4. Il organise le service des huissiers;

5. Il enregistre les affaires;

6. Il polycopie et expédie la documentation aux commissions et aux députés;

7. Il prépare les publications des Services du Parlement;

Il exécute toutes les tâches administratives qui ne sont pas dévolues à un autre service.

Le secrétariat de langue italienne prépare des documents concernant tous les domaines spécialisés, veille aux publications et assure les travaux de secrétariat.

La Délégation administrative détermine, après consultation des membres de langue italienne de l’Assemblée fédérale, le volume des publications en langue italienne.

Les secrétariats des commissions et des délégations sont chargés d’assister, dans l’accomplissement de leurs tâches, les commissions et les délégations, en particulier les présidents de celles-ci.

Ils sont notamment chargés:

1. de planifier les travaux des commissions et des délégations;

2. d’assurer les travaux de documentation et la tenue des procès-verbaux, de préparer et d’organiser les séances et d’assurer l’archivage des documents;

3. de veiller à ce que les décisions soient exécutées, et notamment à ce qu’elles soient transmises aux conseils et au Conseil fédéral;

4. de préparer les rapports des commissions et des délégations et d’assister les commissions et les délégations en ce qui concerne l’information du public sur leurs travaux;

5. d’assister les membres des conseils, notamment les présidents et les membres des commissions ou des délégations dont ils dépendent, en les conseillant sur le plan de la procédure et en leur fournissant des informations techniques ou juridiques dans le domaine relevant de la compétence de leur commission ou de leur délégation;

6. sur mandat des commissions et des délégations, d’assurer la liaison avec le Conseil fédéral, l’administration fédérale et les autres autorités et d’effectuer les recherches nécessaires;

7. de veiller à la coordination des travaux des commissions et des délégations avec les travaux des autres organes de l’Assemblée fédérale.

Si nécessaire, et pour autant que le président de la commission ou de la délégation ainsi que le département concerné soient d’accord, les secrétariats peuvent faire appel au service compétent de l’administration fédérale.

Le secrétariat des Commissions de gestion réceptionne les requêtes concernant la surveillance et prépare les décisions des commissions.

La centrale de documentation a notamment les tâches suivantes:

1. Elle est à la disposition des députés, des groupes, des autres services du Parlement et de tiers autorisés pour leur donner des renseignements ainsi que pour leur procurer des documents et les analyser;

2. Elle assure l’archivage des documents de l’Assemblée fédérale et de ses organes, ainsi que d’autres documents, notamment de documents de l’administration fédérale, et en organise le classement;

3. Elle établit un index des matières traitées, tient un registre des délibérations et gère une banque de données contenant tous les textes, toute la documentation ainsi que les procès-verbaux;

4. Elle dépouille les documents selon des critères scientifiques et met les résultats obtenus à la disposition des députés;

5. 41 Elle assiste les secrétariats des commissions et des délégations dans l’exécution des travaux de documentation;

6. Elle assure la liaison avec d’autres services de documentation et d’information de Suisse et de l’étranger.

Le service du Bulletin officiel, qui est soumis à la centrale de documentation, publie le Bulletin officiel de l’Assemblée fédérale. Il assiste également les secrétariats des commissions et des délégations dans la rédaction des procès-verbaux des séances de commissions.⁴²

Les services centraux sont dirigés par un des membres de la direction.

Ils sont responsables de la gestion du personnel, de la comptabilité, de la sécurité, des locaux et de l’informatique.

Abrogé par le ch. I de l’O du⁸ oct. 1999 (RO 2000 284; FF 1999 4471 5299).

Ils pourvoient à l’exploitation, à l’entretien et au développement des installations servant au traitement des données (matériel et logiciel) et assurent la liaison avec d’autres systèmes d’information et de documentation, notamment avec ceux de la Chancellerie fédérale. Ils mettent à disposition de tous les députés qui en expriment le désir une place de travail équipée d’un ordinateur personnel, qui permettra d’accéder aux banques de données internes et externes. Ils surveillent l’accès aux installations et aux données et garantissent la protection de celles-ci.

La direction peut leur attribuer d’autres tâches.

L’organe parlementaire de contrôle de l’administration assiste les commissions de gestion dans la haute surveillance exercée sur le Conseil fédéral et l’administration.

Sur mandat des commissions de gestion, il exécute notamment les tâches suivantes:

1. Indiquer aux commissions de gestion les domaines et les thèmes qu’il conviendrait de soumettre à examen;

2. Contrôler les tâches de l’administration, leur exécution ainsi que les effets produits;

3. Apporter une assistance technique aux commissions de gestion pour la préparation et l’exécution d’inspections;

4. Vérifier si les recommandations des commissions de gestion sont respectées au sein de l’administration;

5. Elaborer, de manière indépendante de l’administration, des mesures et des méthodes spécifiques au contrôle de l’administration;

6. Informer régulièrement le secrétariat sur le déroulement de ses enquêtes.

La Conférence de coordination nomme le secrétaire général de l’Assemblée fédérale. Cette nomination est soumise à l’approbation de l’Assemblée fédérale (Chambres réunies).

La durée de fonctions est de quatre ans. Elle débute le 1er janvier qui suit le début de la législature du Conseil national et prend fin le 31 décembre qui suit le début de la législature suivante.

Le secrétaire général est reconduit dans ses fonctions pour une durée de quatre ans si la Conférence de coordination n’a pas résilié ses rapports de travail le 30 juin de sa dernière année de fonction.

La Délégation administrative est compétente pour la conclusion, la modification et la résiliation des rapports de travail:

1. des secrétaires généraux adjoints;

2. du secrétaire du Conseil des Etats;

3. du secrétaire des Commissions de gestion et de la Délégation de gestion, ainsi que du secrétaire des Commissions des finances et de la Délégation des finances.

Le secrétaire général est compétent pour la conclusion, la modification et la résiliation des rapports de travail du personnel autre que les personnes visées à l’al.¹.

Les organes suivants sont associés aux décisions:

1. le Bureau du Conseil des Etats, qui est entendu préalablement à l’engagement du secrétaire du Conseil des Etats;

2. la Délégation des finances, qui confirme l’engagement du secrétaire des Commissions des finances et de la Délégation des finances;

3. les présidents des commissions ou des délégations, qui sont entendus préalablement à l’engagement du secrétaire de la commission ou de la délégation qu’ils président.

Sont compétents pour prendre d’autres décisions en matière de personnel:

1. le délégué de la Délégation administrative, pour les décisions qui concernent le secrétaire général ou le personnel dont l’engagement est du ressort de la Délégation administrative;

2. le secrétaire général, pour tous les autres cas.

Lorsque l’ordonnance du 3 juillet 2001 sur le personnel de la Confédération⁴⁶ prévoit l’accord ou l’information du Département fédéral des finances, le secrétaire général demande l’accord de la Délégation administrative ou l’informe de sa décision.

Les dispositions qui concernent les entretiens avec les collaborateurs et l’évaluation de ces derniers ne s’appliquent pas aux collaborateurs des Services du Parlement dont le taux d’occupation est inférieur ou égal à 25 %, ou qui sont engagés en vertu d’un contrat à durée déterminée.

Il est procédé au moins une fois tous les deux ans avec ces collaborateurs à un entretien destiné à préciser les attentes à leur égard; cet entretien est sans effet sur leur rémunération.

Les autorités compétentes au sens de l’art.¹⁷, al. 1 et 2, relèvent chaque année avec effet au 1er janvier le salaire de ces collaborateurs de deux pour cent au moins et de trois pour cent au plus, jusqu’à ce qu’il ait atteint le maximum de la classe de salaire prévue dans leur contrat de travail pour l’échelon d’évaluation A. Le versement d’un salaire supérieur audit plafond, ou une progression salariale différente, sont exclues.

Sur la base des recommandations faites par le service compétent des Services du Parlement, chaque fonction est évaluée et affectée à une classe de salaire par les autorités compétentes au sens de l’art.¹⁷, al. 1 et 2.

Les critères d’évaluation prévus dans l’ordonnance du 3 juillet 2001 sur le personnel de la Confédération⁴⁷ et les directives du Département fédéral des finances sont applicables par analogie. Les organes chargés de l’évaluation des fonctions pour l’administration générale de la Confédération au sens de l’art. 53, let. a et b, de cette ordonnance peuvent être consultés.

La Délégation administrative consulte la Délégation des finances avant d’affecter une fonction à une classe de salaire comprise entre³² et 38.

L’exercice du droit de grève est interdit aux collaborateurs des Services du Parlement qui remplissent des tâches essentielles au travail des commissions et à l’activité de l’Assemblée fédérale pendant les sessions, dans la mesure où elles touchent à la sûreté de l’Etat, à la défense d’intérêts majeurs sur le plan des relations extérieures, ou à l’approvisionnement du pays en biens et services vitaux.

Le délégué de la Délégation administrative désigne le cas échéant les personnes auxquelles l’exercice du droit de grève est interdit.

Le présent arrêté est de portée générale50; en vertu de l’art. 8bis de la loi sur les rapports entre les conseils, il n’est cependant pas sujet au référendum.

Il entre en vigueur en même temps que la modification du 7 octobre 1988 de la loi sur les rapports entre les conseils⁵¹.

[RO 1972 705]

Devenu «ordonnance de l’Assemblée fédérale» (art. 163, al. 1, cst. - RS 101).